高效会议策划组织技巧

课程背景：

各企业主管平均每周花在会议时间，至少占了1/4的工作时间；

公司规模越大，会议时间占比越高；

网络技术手段越发达，会议越多，会议的举办也很难区分上下班时间；

不到10%的主管认为过去所组织或参加的会议是高效的；

90%以上的主管认为这种现象急需改变，但并没有时间考虑如何改变……

重点突出、能够解决实际问题的高效会议是提升企业沟通效率的重要载体，更是企业战略执行与落地的关键依托。

《高效会议策划组织技巧》旨在让管理者与员工提高高效会议组织的意识，了解会议效率不高的原因及对策，掌握高效会议的组织策划要领及实施流程，让会议更能为经营服务、更有方向与指导性，达成预期的效果。

课程特色：

1、掌握高效会议的策划核心、现场实施、过程管控及会后跟踪；

2、明确会议发起者、主持者及参与者的角色和作用，掌握涉外会议的关注点；

3、学会提高会议效率、把控质量以及通过会议提升管理水平的技巧，致力于成为高效学习型组织。

课程时间：1天

课程对象：员工和级管理者

课程方式：讲师讲授+案例解析+视频学习+工具讲解+实战演练

【课程大纲】

第一章会议组织中存在的痛点与原因

1、现阶段开会的现状分析

2、会议效率不高的原因

会议主题不明确

参会人员对会议的认知存在差异

会议流程不清晰

参会对象与会议不匹配

会议时间安排不当

会议地点不合适

主持人技能有待提升

……

小组讨论：实际工作中会议的难点聚焦

第二章高效会议五原则

1、会议的目标性

资讯的分享

思想的传达

问题的解决

氛围的改善

共同的决议

2、会议的时效性

会议的时间价值（提前预警、过程管控与事后复盘）

明确会议时长

明确会议决议的里程碑计划

3、会议的务实性

聚焦某一个或某一类主题

能够解决实际问题

输入与输出明确

参会者都能有收获

4、会议的成本性

时间成本

人力成本

资金成本

5、会议的社交性

加强与会人员之间的沟通与了解

加强上下级、跨部门以及公司内外部沟通

增强凝聚力优化组织氛围

第三章高效会议五步法

第1步：会议策划

评估与明确会议的重要性与必要性

确定会议主题与议程

确定会议形式与会议风格

确定与会人员的范围与角色分配

第2步：会议准备

确定会议时间与地点

会议关键角色的分工讨论（如会议统筹、主持人的职责明确等）

确定发言者的发言内容与顺序

会议需要的信息沟通与资料收集

会议前的事务性工作（会议通知、场地布置、物资准备等）

第3步：会议实施

掌握会议节奏和控制会议发言时间

高效会议沟通与反馈技巧

倾听技巧

视频解析：《高难度沟通》

工具：3F倾听法则

发言技巧（金字塔原理）

视频解析：《高效会议》

工具：发言工具 

提问技巧

反馈技巧

冲突管理

视频解析：《冲突解决》

工具：SBI反馈法

运用多种会议主持与引导方法

头脑风暴

世界咖啡

教练式沟通

工具：GROW模型 

六顶思考帽

创新思维

团队决策

……

如何管理不同类型的与会者

第4步：会议纪要

如何做好会议记录

专业规范的会议纪要

任务里程碑计划制定（任务、交付物、责任人、时间点等）

工具：甘特图

第5步：会议跟踪

会议的复盘

会议组织过程中的问题梳理

与会者的表现评价

会议持续改进意见

工具：复盘工具

会议决议的跟进

工具：任务核查表

模块四：涉外会议注意事项

1、文档类

会议通知（或邀请函）、会议纪要及相关资料的双语化

2、礼仪类

提前了解相关国家的基本礼仪、禁忌

会场布置（如座位排、标语、横幅等）的双语化

座次安排、茶歇、餐饮等尊重相关国家的习惯

会议发言的双语化

发言、案例、引用视频及互动等措辞的中立性

会议的保密性与隐私性（如拍照、录音、录视频需提前征得同意）

与会人员的着装规范

模块五： 会议实战演练

演练第1组：会议策划准备

演练第2组：会议过程实施

演练第3组：会议复盘跟踪