《AI助力高效会议》

运用DeepSeek等AI技术优化会议全流程管理

【课程背景】

在当今快速变化和高度竞争的商业环境中，企业越来越依赖于高效的会议来推动决策、促进团队协作以及确保项目的顺利进行。然而，许多组织在会议管理方面面临着显著的挑战。低效会议往往成为拖累工作效率的“隐形杀手”。

根据《2023中国企业会议效率白皮书》显示，68%的职场人会议效率低下是众多企业面临的一个关键痛点。频繁且冗长的会议不仅消耗了员工宝贵的时间，还常常因为缺乏明确的目标和议程而导致无实质性的成果。这不仅降低了工作效率，也影响了员工的工作满意度。其中会议时间过长且缺乏有效结论，被认为是低效会议的普遍现象。

而究其现象背后的核心痛点有：

1.会前无准备，议程模糊

许多会议缺乏清晰的目标和议程，参会者盲目到场，导致讨论发散、时间浪费。例如，某沈阳制造企业因未提前共享数据，导致2小时的采购会议陷入反复争论，最终未能达成决议。

2.会中无控场，发言混乱

会议中常出现“少数人主导、多数人沉默”或“跑题讨论”等问题，缺乏有效的发言管理和决策机制。某连锁零售企业的区域协调会分析显示，38%的时间被无关话题占据，关键问题却未深入讨论。

3.会后无跟进，决议流失

会议结束不等于任务落地，许多企业的会议缺乏有效的决策机制，或会后无结论，或结论无分工，或分工无跟踪，都导致执行率低下。某金融机构内部审计发现，57%的会议待办事项未能按期完成，影响整体业务推进。

这些情况往往源于会议过程中信息处理不充分、讨论不够深入或是参会人员的意见未能得到充分表达与整合。这些问题都迫切需要一种更加智能和系统化的解决方案来优化会议流程，提高决策质量。

随着数字化转型的加速，如何利用先进的技术工具提升会议效能成为了一个重要的痒点。DeepSeek等AI技术的发展为解决上述问题提供了新的思路。通过使用这些技术，不仅可以自动化会议筹备过程中的诸多繁琐任务，如日程安排、资料整理等，还能在会议中提供实时的数据分析支持，帮助参会者更快地做出决策。

此外，AI工具还可以自动生成会议纪要，简化会后跟进步骤，极大地提升了工作效率和响应速度。本课程旨在探索如何将DeepSeek等AI技术融入到会议的全生命周期管理中，从根本上解决会议效率低下、决策困难等问题，并让学员体验到科技带来的便捷与高效。

【课程收益】

学习如何利用AI工具精简会议流程；

掌握提高会议决策质量的方法；

提升团队协作与沟通效率；

实现个人工作效率的显著提升。

【课程特色】

1、课程信息量较大，跨行业案例丰富，注重对触类旁通和举一反三的学习能力培养。

2、课堂设有研讨和实操环节，采取小组共创和行动学习，鼓励和促进学员深度思考。

3、课堂鼓励学员提出个人在会议工作中的真实挑战与疑问，围绕真问题展开讨论分享和群策群力，而非单向听讲。

【课程对象】

经常参与会议研讨、希望优化会议管理的业务骨干和管理者

【课程时长】

1-2天（6小时/天）

【课程大纲】

一、聚焦问题：识别会议低效的根本原因

1、分析常见会议问题及影响

（1）会议时间过长的原因探讨

分析会议低效的原因（列出10个可能原因，并圈出前3个高发问题）

Tp3：缺乏明确议程

参会者未充分准备

无有效决策机制

附：10大原因举例：

1.缺乏明确议程

2.参会人员不全或不相关

3.信息不对称或准备不足（高发问题）

4.讨论偏离主题（高发问题）

5.决策流程不清晰

6.会议记录不准确

7.后续行动项跟踪不力（高发问题）

8.技术故障或支持不足

9.时间管理不当

10.缺乏有效的反馈机制

（2）无明确决策的会议后果分析

（3）案例：某公司因无效会议导致项目延期（2024年9月，《企业管理杂志》）

2、高效会议的基础

定义高效会议的标准

讨论哪些问题需要通过流程制度改善，哪些可以通过AI技术解决

说明：这部分老师会给参考索引材料，用过引导鼓励参训学员在各组内的充分讨论，产出学员们认为的结论，这部分运用的是引导技术和行动学习方式

3、了解AI在会议中的潜在价值

（1）DeepSeek简介及其应用场景

（2）AI如何助力会议效率提升

（3）案例：一家科技公司通过AI优化会议流程的经验分享（2025年2月，TechCrunch）

（4）人机互动的关键：

A提示词结构化的底层逻辑

B人工智能人机互动的三要素

C使用AI的3个层次

二、为解决问题提供引导：激活已有知识与经验

1、回顾传统会议管理方法

（1）有效的会议议程设计原则

（2）会议角色与职责分配

（3）案例：某跨国公司的会议管理制度（2024年11月，《哈佛商业评论》）

2、引入AI工具辅助会议准备

（1）使用DeepSeek进行资料收集与整理

（2）智能生成会议议程

（3）案例：某金融公司使用AI工具减少会议筹备时间（2025年1月，《金融科技周刊》）

3、会议提效步骤拆解与AI功能演示

（1）会前准备阶段

会议规划与议程设定：使用AI工具自动生成或优化会议议程

资料收集与整理：利用AI快速收集相关信息，准备会议材料

参会者通知与确认：自动化发送会议邀请并跟踪回复情况

小组讨论：识别当前会议准备过程中的瓶颈，探索AI解决方案

（2）会中执行阶段

实时记录与笔记：借助AI实现语音转文字，自动记录会议要点

议题讨论引导：使用AI生成讨论框架，帮助主持人保持话题聚焦

决策支持系统：AI提供数据支持，辅助做出明智决策

实操演练：模拟一次会议，体验AI工具的实际应用

（3）会后跟进阶段

会议纪要生成：AI自动生成会议纪要，减少人工整理时间

任务分配与跟踪：通过AI监控任务进度，确保后续行动落实到位

反馈收集与改进：利用AI收集参会者反馈，持续优化会议流程

小组共创：根据所学知识，重新设计公司内部的会议流程，提出改进建议

说明：此为老师出的一个模拟会议场景，引导学员参与到模拟场景中，进行角色扮演，来模拟体验工作和AI操作

三、提供案例，并解析：深化理解与吸收新知

1、会前阶段：精准规划与资源调配

（1）利用AI预测会议需求

（2）智能化邀请与确认参会者

（3）案例：某制造企业在大型会议前使用AI优化资源配置（2024年12月，《工业周刊》）

2、会中阶段：实时互动与决策支持

（1）AI辅助记录与即时反馈

（2）智能会议纪要生成

（3）案例：某咨询公司借助AI技术提高会议决策速度（2025年3月，《咨询业动态》）

3.案例分析：不同公司如何通过AI技术提升会议效率

（说明：此处会有同行业和跨行业案例导入，案例分享之后会请学员思考，从其他公司的案例中，有哪些可以吸收到自身的会议管理工作中来）

（1）案例一：某科技公司

挑战：参会者分散在全球各地，语言障碍影响沟通效率。

解决方案：采用实时翻译功能，确保所有参与者能够理解讨论内容。

成果：提高了国际团队间的沟通效率，减少了因语言不通导致的误解。

（2）案例二：某金融机构

挑战：大量文档需在会议前进行整理和分发，耗时费力。

解决方案：使用AI自动化工具进行文档整理并智能推荐给参会者。

成果：减少了人工处理时间，提升了参会者的准备质量。

（3）案例三：某制造企业

挑战：会议纪要不准确，导致后续任务执行出现偏差。

解决方案：引入语音转文字和自动摘要生成工具，确保会议纪要准确无误。

成果：显著提高了会议纪要的准确性，促进了后续工作的顺利开展。

（4）案例四：某零售连锁

挑战：难以追踪会议决议的执行情况。

解决方案：利用AI工具自动生成并分配任务，实时跟踪进度。

成果：增强了会议决策的执行力，提高了整体工作效率。

（5）小组讨论共创环节：从案例中可以吸收哪些点

3、会议提效现状分析与提效SP整理方法导入

（1）影响我们当前会议效率的实际因素有哪些：各组梳理自身具体的会议现状

（2）如何整理会议SP——方法轮导入

（3）我们如何整理我们的会议标准——实际情况盘点

说明：此处也是用小组研讨和行动学习方式，鼓励和引导学员对当前真实会议问题进行共创和分解

四、课堂练习或小组讨论：实践操作与互动学习

1、分组模拟会议场景

（1）各组选择一个主题进行会议策划

（2）使用DeepSeek完成会议准备工作（各组边讨论，老师会边巡场，看到典型问题和共性问题会进行现场演示，或小组内单独讲解）

（3）小组讨论议题：如何更好地整合AI工具于会议流程中？

2、现场演示与反馈

（1）每组展示其策划的会议方案

（2）老师点评与集体讨论改进点

五、融会贯通：综合评估与持续改进

1、总结课程内容与实践经验

（1）回顾AI工具在会议各阶段的作用

（2）讨论如何将所学应用于日常工作

（3）案例：某企业通过轮训实现全员会议效率提升（2025年2月，《培训与发展期刊》）

2、建立后续支持机制（如有需要）

（1）设立线上答疑群，供学员交流心得

（2）安排定期跟进辅导与资源共享

（3）小组讨论议题：如何在日常工作中推广高效会议文化？